PENOMORAN SURAT DI PEMERINTAH DESA
Oleh: NUR ROZUQI*
Berikut adalah uraian lengkap mengenai penomoran surat di Pemerintah Desa, berdasarkan praktik administrasi dan regulasi yang berlaku seperti Permendagri Nomor 83 Tahun 2022:
A. Pengertian Penomoran Surat Pemerintah Desa
Penomoran surat di desa adalah sistem pemberian kode klasifikasi dan nomor urut pada surat resmi yang dikeluarkan oleh Pemerintah Desa. Sistem ini bertujuan untuk menata arsip secara sistematis, memudahkan pencarian dokumen, dan menjamin akuntabilitas administrasi desa.
B. Fungsi Penomoran Surat Desa
1. Menunjukkan jenis surat dan bidang urusan (misalnya: pemerintahan, keuangan, sosial).
2. Menjadi referensi resmi dalam komunikasi antar lembaga desa dan eksternal.
3. Memudahkan pengarsipan dan penemuan kembali dokumen.
4. Mendukung transparansi dan akuntabilitas dalam tata kelola desa.
C. Struktur Penomoran Surat Desa
Format umum penomoran surat desa terdiri dari:
Nomor: 001/400.10.2.4/64.01.02.2007/VII/2025
001 = Nomor urut surat
400.10.2.4 = Kode klasifikasi surat (misalnya: Pengelolaan Keuangan dan Aset Desa)
64.01.02.2007 = Kode desa (Prop Kaltim. Kab Paser. Kec Tanjung Harapan. Desa Labuangkallo)
VII/2025 = Bulan (angka Romawi) dan tahun penerbitan surat
D. Contoh Kode Klasifikasi Surat Pemerintah Desa
Kode klasifikasi ini diatur dalam Permendagri No. 83 Tahun 2022 dan digunakan sebagai dasar penomoran surat:
1. 000 = Umum (Ketatausahaan, Perjalanan Dinas, Musrenbang)
2. 100 = Pemerintahan
3. 200 = Politik dan Keamanan
4. 300 = Ketertiban dan Perlindungan
5. 400 = Kesejahteraan Rakyat
6. 400.10 = Pemberdayaan Masyarakat Desa
7. 400.10.2.4 = Pengelolaan Keuangan dan Aset Desa
8. 400.10.5.1 = Usaha Pertanian dan Pangan
9. 400.12 = Kependudukan dan Catatan Sipil
E. Contoh Penomoran Surat Desa
1. Surat Undangan Musdes = 005/000.7.1.6/64.01.02.2007/VII/2025
2. Surat Tugas Perangkat = 012/400.10.2.5/64.01.02.2007/VII/2025
3. Surat Keterangan Usaha = 021/400.10.5.1/64.01.02.2007/VII/2025
4. Surat Permohonan Dana = 030/400.10.2.1/64.01.02.2007/VII/2025
F. Tips Praktis untuk Pemerintah Desa
1. Gunakan kode klasifikasi resmi sesuai Permendagri 83/2022.
2. Nomor urut bisa di-reset setiap tahun atau tetap berkelanjutan.
3. Simpan arsip surat secara digital dan fisik, sesuai klasifikasi.
4. Pastikan keseragaman format antar unit kerja di desa.
Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…
*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN
