SURAT DINAS
Oleh: NUR ROZUQI*
Berikut adalah uraian lengkap mengenai surat dinas, yang bisa sangat berguna dalam pelatihan, fasilitator, atau kegiatan komunitas yang melibatkan komunikasi resmi:
A. Pengertian Surat Dinas
Surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh instansi, lembaga, atau organisasi untuk menyampaikan informasi, permintaan, keputusan, atau laporan yang berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. Surat ini bersifat formal dan mengikuti kaidah penulisan tertentu.
B. Fungsi Surat Dinas
1. Sebagai alat komunikasi resmi antar instansi atau antara instansi dan pihak luar.
2. Dokumentasi administratif yang dapat dijadikan arsip atau bukti tertulis.
3. Penyampaian keputusan atau kebijakan dari pimpinan kepada bawahan atau mitra kerja.
4. Permintaan atau pemberitahuan terkait kegiatan, tugas, atau kerja sama.
C. Jenis-Jenis Surat Dinas
1. Surat Pemberitahuan, tujuan utamanya menyampaikan informasi atau pengumuman resmi
2. Surat Permohonan, tujuan utamanya meminta bantuan, izin, atau kerja sama
3. Surat Tugas, tujuan utamanya memberikan penugasan kepada pegawai atau tim
4. Surat Undangan, tujuan utamanya mengundang pihak tertentu untuk hadir dalam acara
5. Surat Keputusan, tujuan utamanya menetapkan kebijakan atau keputusan resmi
6. Surat Edaran, tujuan utamanya menyebarkan informasi kepada banyak pihak
7. Surat Keterangan, tujuan utamanya memberikan pernyataan resmi tentang suatu hal
D. Struktur Umum Surat Dinas
1. Kop Surat
Berisi nama instansi, alamat, logo, dan kontak resmi.
2. Nomor Surat
Penanda administratif untuk arsip dan referensi.
3. Lampiran dan Hal (Perihal)
Menyebutkan jumlah lampiran dan pokok isi surat.
4. Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat.
5. Alamat Tujuan
Nama dan jabatan penerima surat.
6. Salam Pembuka
Biasanya menggunakan “Dengan hormat,”.
7. Isi Surat
Penjelasan maksud dan tujuan surat secara ringkas dan jelas.
8. Penutup
Ucapan terima kasih atau harapan tindak lanjut.
9. Tanda Tangan dan Nama Pejabat
Disertai jabatan dan stempel instansi.
E. Contoh Singkat Surat Dinas
PEMERINTAH DESA ROWORWJO
KECAMATAN WONOREJO
KABUPATEN SEGORO REJO
Jl. Merdeka No. 45, Roworejo
Nomor : 71/432.1/35.36.37.08/IX/2025
Lampiran : –
Hal : Pelatihan Teknologi Tepat Guna
Kepada Yth.
Saudara/i Anggota Karang Taruna
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program peningkatan kapasitas fasilitator teknologi tepat guna, kami mengundang Saudara/i untuk mengikuti pelatihan teknologi tepat guna yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 4 Agustus 2025
Waktu : 08.00 – 15.00 WIB
Tempat : Pendopo Desa Roworejo
Demikian surat ini disampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Desa Roworejo
ttd
H. Rakaruan, SH.
Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…
*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN
