SURAT PANGGILAN
Oleh: NUR ROZUQI*
Berikut adalah uraian lengkap mengenai surat panggilan, yang sangat berguna dalam konteks kelembagaan, pelatihan komunitas, atau pengelolaan kegiatan seni dan budaya yang membutuhkan kehadiran atau klarifikasi dari pihak tertentu:
A. Pengertian Surat Panggilan
Surat panggilan adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi, lembaga, atau organisasi untuk memanggil seseorang agar hadir dalam suatu kegiatan, pertemuan, klarifikasi, atau keperluan administratif tertentu. Surat ini bersifat formal, mengikat secara etis, dan menjadi bukti tertulis atas permintaan kehadiran.
Surat panggilan dapat digunakan dalam berbagai konteks: pendidikan, pemerintahan, organisasi, komunitas, bahkan dalam proses hukum atau mediasi sosial.
B. Fungsi Surat Panggilan
1. Meminta kehadiran seseorang secara resmi dalam suatu kegiatan atau pertemuan.
2. Menjadi bukti tertulis bahwa pihak terkait telah dipanggil.
3. Menegaskan waktu, tempat, dan tujuan dari pemanggilan.
4. Mendukung proses koordinasi, klarifikasi, atau pelaksanaan tugas.
C. Jenis-Jenis Surat Panggilan
1. Surat Panggilan Rapat, yang tujuannya Memanggil peserta untuk hadir dalam rapat resmi
2. Surat Panggilan Kegiatan, yang tujuannya Memanggil peserta atau fasilitator untuk kegiatan
3. Surat Panggilan Klarifikasi, yang tujuannya Memanggil pihak untuk memberikan penjelasan
4. Surat Panggilan Pelatihan, yang tujuannya Memanggil peserta untuk mengikuti pelatihan tertentu
5. Surat Panggilan Evaluasi, yang tujuannya Memanggil individu untuk proses evaluasi atau penilaian
D. Struktur Umum Surat Panggilan
1. Kop Surat
Identitas instansi/organisasi (logo, nama, alamat, kontak).
2. Judul Surat
Ditulis di tengah dan kapital: “SURAT PANGGILAN”
3. Nomor Surat
Penanda administratif.
4. Identitas Penerima
Nama dan jabatan/posisi yang dipanggil.
5. Isi Panggilan
Tujuan pemanggilan, waktu, tempat, dan keperluan.
6. Penutup
Harapan kehadiran dan ucapan terima kasih.
7. Tanda Tangan dan Stempel
Pejabat berwenang yang mengeluarkan surat.
E. Contoh Surat Panggilan Kegiatan
PEMERINTAH DESA ROWORWJO
KECAMATAN WONOREJO
KABUPATEN SEGORO REJO
Jl. Merdeka No. 45, Roworejo
Nomor : 71/432.1/35.36.37.08/IX/2025
Lampiran : –
Hal : Panggilan
Kepada Yth.
Raka Prasetya
Fasilitator Seni Komunitas
di Roworejo
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan ”Pelatihan MC Pramu Adicara” yang akan diselenggarakan oleh Pemerintah Desa Roworejo, kami memanggil Saudara untuk hadir sebagai fasilitator dalam kegiatan tersebut.
Kegiatan akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 4 Agustus 2025
Waktu : 08.00 – 15.00 WIB
Tempat : Pendopo Desa Roworejo
Demikian surat panggilan ini disampaikan. Kami berharap Saudara dapat hadir tepat waktu dan melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab.
Roworejo, 25 Juli 2025
Kepala Desa Roworejo
ttd
H. Rakaruan, SH.
(stempel Desa)
Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…
*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN
