SURAT RESMI

Oleh: NUR ROZUQI*

Ini adalah uraian lengkap mengenai surat resmi, yang bisa menjadi dasar penting dalam pelatihan komunikasi formal, administrasi kelembagaan, maupun kegiatan komunitas yang membutuhkan dokumentasi tertulis:

A. Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan dalam konteks formal atau kelembagaan, baik oleh instansi pemerintah, organisasi, perusahaan, maupun perseorangan yang mewakili institusi. Surat ini digunakan untuk menyampaikan informasi, permintaan, keputusan, atau kerja sama secara tertulis dan formal.

Surat resmi memiliki struktur baku, bahasa yang sopan dan lugas, serta tujuan yang jelas. Berbeda dari surat pribadi, surat resmi ditujukan untuk kepentingan dinas, pekerjaan, atau kegiatan formal lainnya.

B. Tujuan dan Fungsi Surat Resmi

1. Sebagai alat komunikasi formal antar lembaga atau antara lembaga dan masyarakat.
2. Menyampaikan informasi penting seperti undangan, pemberitahuan, atau keputusan.
3. Menjadi bukti tertulis yang sah dan dapat diarsipkan.
4. Menunjukkan profesionalisme dan etika komunikasi dalam organisasi.

C. Jenis-Jenis Surat Resmi

1. Surat Undangan: yaitu berisi mengundang pihak tertentu untuk menghadiri acara resmi
2. Surat Pemberitahuan: yaitu berisi menyampaikan informasi atau pengumuman
3. Surat Permohonan: yaitu berisi meminta bantuan, izin, atau kerja sama
4. Surat Keputusan: yaitu berisi menetapkan kebijakan atau keputusan formal
5. Surat Tugas: yaitu berisi memberikan penugasan kepada individu atau tim
6. Surat Keterangan: yaitu berisi menyatakan kondisi atau status tertentu secara resmi
7. Surat Perjanjian: yaitu berisi menyepakati kerja sama atau komitmen tertulis
8. Surat Edaran: yaitu berisi menyebarkan informasi kepada banyak pihak

D. Struktur Umum Surat Resmi

1. Kop Surat
Identitas instansi/organisasi (logo, nama, alamat, kontak).

2. Nomor Surat
Penanda administratif untuk arsip dan referensi.

3. Lampiran dan Hal (Perihal)
Menyebutkan jumlah lampiran dan pokok isi surat.

4. Tanggal Surat
Tanggal pembuatan surat.

5. Alamat Tujuan
Nama dan jabatan penerima surat.

6. Salam Pembuka
Biasanya menggunakan “Dengan hormat,”.

7. Isi Surat
Penjelasan maksud dan tujuan surat secara ringkas dan jelas.

8. Penutup
Ucapan terima kasih atau harapan tindak lanjut.

9. Tanda Tangan dan Nama Pejabat
Disertai jabatan dan stempel instansi (jika ada).

E. Contoh Singkat Surat Resmi

PEMERINTAH DESA ROWORWJO
KECAMATAN WONOREJO
KABUPATEN SEGORO REJO
Jl. Merdeka No. 45, Roworejo

Nomor : 71/432.1/35.36.37.08/IX/2025
Lampiran : –
Hal : Permohonan Kerja Sama Pelatihan Seni Tradisi

Kepada Yth.
Kepala Dinas Kebudayaan Kabupaten Segoro Rejo
di Tempat

Dengan hormat,
Sehubungan dengan program pelatihan seni tradisi untuk generasi muda, kami dari Yayasan Seni dan Budaya Nusantara bermaksud menjalin kerja sama dengan Dinas Kebudayaan Kabupaten Segoro Rejo dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.

Kegiatan ini direncanakan berlangsung pada bulan September 2025 dan akan melibatkan fasilitator lokal serta komunitas seni desa. Kami berharap dukungan dari pihak Dinas dalam bentuk fasilitas, narasumber, dan publikasi kegiatan.

Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Kepala Desa Roworejo
ttd
H. Rakaruan, SH.

Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…

*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN