SURAT UNDANGAN
Oleh: NUR ROZUQI*
Berikut adalah uraian lengkap mengenai surat undangan, yang sangat penting dalam konteks pelatihan, kegiatan komunitas seni, dan komunikasi kelembagaan yang menghargai partisipasi dan etika formal:
A. Pengertian Surat Undangan
Surat undangan adalah surat resmi atau non-resmi yang digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang agar hadir dalam suatu acara, kegiatan, atau pertemuan. Surat ini berfungsi sebagai permintaan kehadiran dan biasanya mencantumkan informasi penting seperti waktu, tempat, dan tujuan kegiatan.
Surat undangan bisa bersifat formal (dikeluarkan oleh instansi atau organisasi) maupun non-formal (dikeluarkan oleh individu atau komunitas), tergantung konteks dan tujuan acara.
B. Fungsi Surat Undangan
1. Menginformasikan secara resmi tentang pelaksanaan suatu kegiatan.
2. Meminta kehadiran dan partisipasi dari pihak yang diundang.
3. Menunjukkan etika komunikasi dan penghargaan terhadap tamu atau peserta.
4. Menjadi dokumentasi administratif dalam pelaksanaan acara.
C. Jenis-Jenis Surat Undangan
1. Surat Undangan Rapat, yang tujuannya Mengundang peserta untuk hadir dalam rapat resmi
2. Surat Undangan Kegiatan, yang tujuannya Mengundang peserta atau tamu dalam acara komunitas
3. Surat Undangan Pelatihan, yang tujuannya Mengundang peserta untuk mengikuti pelatihan tertentu
4. Surat Undangan Resmi, yang tujuannya Dikeluarkan oleh instansi atau lembaga formal
5. Surat Undangan Non-Resmi, yang tujuannya Dikeluarkan oleh individu atau komunitas informal
D. Struktur Umum Surat Undangan Resmi
1. Kop Surat
Identitas instansi/organisasi (logo, nama, alamat, kontak).
2. Nomor Surat
Penanda administratif.
3. Lampiran dan Hal (Perihal)
Menyebutkan jumlah lampiran dan pokok isi surat.
4. Alamat Tujuan
Nama dan jabatan penerima surat.
5. Salam Pembuka
Biasanya menggunakan “Dengan hormat,”.
6. Isi Undangan
Penjelasan maksud undangan, waktu, tempat, dan agenda kegiatan.
7. Penutup
Harapan kehadiran dan ucapan terima kasih.
8. Tanda Tangan dan Nama Pejabat
Disertai jabatan dan stempel instansi (jika ada).
E. Contoh Surat Undangan Pelatihan
PEMERINTAH DESA ROWORWJO
KECAMATAN WONOREJO
KABUPATEN SEGORO REJO
Jl. Merdeka No. 45, Roworejo
Nomor : 71/432.1/35.36.37.08/IX/2025
Lampiran : –
Hal : Undangan Pelatihan MC Pramu Adicara
Kepada Yth.
Saudara/i …………………………..
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program peningkatan kapasitas fasilitator seni tradisi, kami mengundang Bapak/Ibu untuk mengikuti ”Pelatihan MC Pramu Adicara” yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 4 Agustus 2025
Waktu : 08.00 – 15.00 WIB
Tempat : Pendopo Desa Roworejo
Kegiatan ini bertujuan untuk memperkuat kemampuan fasilitator dalam membawakan acara seni dan budaya secara etis dan kontekstual. Kami sangat mengharapkan kehadiran Saudara/i tepat waktu.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Roworejo, 25 Juli 2025
Kepala Desa Roworejo
ttd
H. Rakaruan, SH.
(stempel Desa)
Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…
*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN
