KONSISTENSI KOP SURAT DESA “KEPALA DESA” VS “KANTOR KEPALA DESA” DAN “DESA”

Oleh: NUR ROZUQI*

1. Pendahuluan

Kop surat dalam naskah dinas pemerintahan desa memiliki fungsi penting sebagai identitas resmi dokumen. Ia bukan sekadar hiasan, melainkan penegasan legitimasi kelembagaan dan pejabat yang berwenang. Karena itu, ketepatan istilah pada kop surat sangat krusial. Jika dokumen berasal dari pemerintahan desa, maka kop surat seharusnya berbunyi “Kepala Desa”, bukan “Kantor Kepala Desa” atau “Desa” saja. Perbedaan ini mencerminkan konsistensi hukum, administrasi, dan persepsi publik terhadap tata kelola pemerintahan desa.

2. Kondisi Faktual

a. Di banyak desa, kop surat masih menggunakan istilah “Desa” saja atau “Kantor Kepala Desa.”
b. Hal ini berakar dari kebiasaan lama yang menyederhanakan penyebutan atau mempersonifikasikan lembaga dengan bangunan fisik (kantor).
c. Padahal, menurut regulasi pemerintahan, dokumen resmi desa dikeluarkan oleh Kepala Desa sebagai pejabat yang memimpin pemerintahan desa.
d. Dengan demikian, istilah “Kepala Desa” lebih tepat karena menunjuk langsung pada pejabat yang berwenang, bukan sekadar wilayah desa atau bangunan kantor.

3. Dampaknya

a. Administratif:
Menimbulkan kerancuan dalam dokumen resmi, terutama ketika dibandingkan dengan perangkat pemerintahan lain yang konsisten menggunakan jabatan pejabat sebagai kop surat.

b. Legalitas:
Potensi ketidaksesuaian dengan aturan tata naskah dinas yang menekankan konsistensi antara pejabat penandatangan dan identitas kop surat.

c. Sosiologis:
Masyarakat bisa salah kaprah menganggap dokumen resmi berasal dari “desa” sebagai wilayah atau dari “kantor” sebagai bangunan, bukan dari pejabat yang berwenang.

d. Etis dan Profesional:
Mengurangi kesadaran bahwa pelayanan publik adalah tanggung jawab pejabat yang sah, bukan sekadar simbol wilayah atau fisik kantor.

4. Rekomendasi Solusif

a. Standarisasi Kop Surat:
Pemerintah daerah perlu menegaskan bahwa kop surat resmi desa harus berbunyi “Kepala Desa.”

b. Revisi Tata Naskah Dinas:
Peraturan tentang tata naskah dinas desa harus diperbarui agar konsisten dengan nomenklatur jabatan pejabat.

c. Sosialisasi Internal:
Aparatur desa perlu diberi pemahaman bahwa istilah “Desa” atau “Kantor Kepala Desa” tidak tepat secara kelembagaan.

d. Pembaruan Dokumen Resmi:
Semua kop surat, stempel, dan dokumen resmi harus disesuaikan dengan nomenklatur jabatan “Kepala Desa.”

e. Penguatan Budaya Kelembagaan:
Menekankan bahwa pelayanan publik adalah kerja institusi pemerintahan desa yang dipimpin oleh Kepala Desa, bukan sekadar simbol wilayah atau bangunan.

5. Penutup

Ketepatan istilah dalam kop surat naskah dinas desa bukanlah hal remeh. Ia mencerminkan konsistensi hukum, profesionalisme birokrasi, dan persepsi masyarakat terhadap lembaga publik. Jika dokumen resmi berasal dari pemerintahan desa, maka kop surat seharusnya berbunyi “Kepala Desa,” bukan “Kantor Kepala Desa” atau “Desa” saja. Langkah sederhana ini akan memperkuat legitimasi kelembagaan, menegaskan profesionalisme birokrasi desa, dan membangun budaya pelayanan publik yang berorientasi pada pejabat berwenang serta institusi pemerintahan desa.

Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…

*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN