STEMPEL KEPALA DESA

Oleh: NUR ROZUQI*

A. Pendahuluan

Dalam tata kelola pemerintahan desa, stempel Kepala Desa merupakan salah satu instrumen administratif yang memiliki peran vital. Stempel tidak hanya berfungsi sebagai tanda pengesahan dokumen, tetapi juga sebagai simbol otoritas dan legitimasi dari Kepala Desa sebagai pimpinan eksekutif di tingkat desa. Keberadaan stempel ini memastikan bahwa setiap dokumen yang dikeluarkan memiliki kekuatan hukum, dapat diverifikasi, dan diakui oleh masyarakat maupun instansi lain. Artikel ini menguraikan secara mendalam tentang stempel Kepala Desa, mulai dari definisi, dasar hukum, tujuan, fungsi, hingga penerapannya.

B. Definisi

1. Stempel Kepala Desa: alat pengesahan resmi yang digunakan oleh Kepala Desa untuk menandai dokumen yang dikeluarkan atas nama pemerintahan desa.

2. Dokumen yang distempel: meliputi surat keputusan, surat keterangan, surat pernyataan, dan dokumen administratif lain yang membutuhkan pengesahan.

3. Identitas stempel: biasanya memuat lambang desa, nama desa, dan tulisan “Kepala Desa [Nama Desa]” sebagai penanda otoritas.

C. Dasar Hukum

1. Undang Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa: memberikan kewenangan kepada desa untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakatnya, termasuk dalam hal administrasi resmi.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Tata Naskah Dinas: mengatur prinsip umum tata naskah dinas di pemerintahan daerah yang dapat diadaptasi oleh desa.
3. Peraturan Bupati/Walikota tentang Tata Naskah Dinas Desa: biasanya menetapkan pedoman teknis penggunaan kop surat dan stempel di desa.
4. Peraturan Desa: dapat menetapkan detail teknis penggunaan stempel Kepala Desa agar memiliki dasar hukum lokal yang jelas.

D. Tujuan

1. Memberikan legitimasi hukum pada dokumen yang dikeluarkan oleh Kepala Desa.
2. Menegaskan otoritas administratif sehingga dokumen dapat diakui oleh masyarakat maupun instansi lain.
3. Mencegah pemalsuan dokumen dengan adanya ciri khas stempel resmi.
4. Mewujudkan tertib administrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan desa.

E. Fungsi

1. Fungsi legalitas: stempel memberi kekuatan hukum pada dokumen resmi desa.
2. Fungsi identifikasi: membedakan dokumen Kepala Desa dari dokumen lembaga lain di desa.
3. Fungsi proteksi administratif: mencegah pemalsuan dokumen dengan adanya ciri khas stempel.
4. Fungsi komunikasi resmi: memperjelas kepada pihak luar bahwa dokumen berasal dari Kepala Desa.
5. Fungsi arsip: memudahkan pencatatan dan pengarsipan dokumen berdasarkan lembaga penerbit.

F. Penerapannya

1. Desain Stempel Kepala Desa

a. Memuat lambang desa, nama desa, dan tulisan “Kepala Desa [Nama Desa]”.
b. Bentuk dan ukuran diseragamkan sesuai pedoman tata naskah dinas agar konsisten.

2. Pengesahan Stempel

a. Stempel disahkan melalui Peraturan Kepala Desa atau peraturan desa agar memiliki dasar hukum.
b. Stempel dijaga oleh Kepala Desa atau pejabat yang diberi wewenang.

3. Penggunaan Stempel

a. Digunakan untuk mengesahkan surat keputusan, surat keterangan, dan dokumen resmi lainnya.
b. Hanya Kepala Desa atau pejabat yang diberi wewenang yang boleh menggunakan stempel.

4. Pengendalian dan Pengawasan

a. Penggunaan stempel dicatat dalam buku agenda atau sistem registrasi untuk mencegah penyalahgunaan.
b. Sosialisasi kepada perangkat desa dan masyarakat tentang fungsi stempel agar tidak terjadi kebingungan.

5. Integrasi dengan Kop Surat

a. Dokumen berkop surat Kepala Desa harus distempel dengan stempel Kepala Desa.
b. Kombinasi kop surat dan stempel memperkuat legitimasi dokumen.

G. Penutup

Stempel Kepala Desa adalah instrumen administratif yang sangat penting dalam tata kelola pemerintahan desa. Ia berfungsi sebagai tanda pengesahan, identitas, dan legitimasi dokumen resmi yang dikeluarkan oleh Kepala Desa. Dengan adanya stempel, dokumen desa memiliki kekuatan hukum, dapat diverifikasi, dan diakui oleh masyarakat maupun instansi lain. Penerapan yang baik melalui desain, pengesahan, penggunaan, dan pengendalian stempel akan memperkuat tertib administrasi, transparansi, dan akuntabilitas pemerintahan desa.

Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…

*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN