STEMPEL SEKRETARIAT DESA

Oleh: NUR ROZUQI*

A. Pendahuluan

Dalam tata kelola pemerintahan desa, stempel Sekretariat Desa merupakan salah satu instrumen administratif yang tidak bisa dipisahkan dari proses surat menyurat dan pengesahan dokumen. Stempel ini menjadi tanda otentik yang menunjukkan bahwa suatu dokumen benar benar dikeluarkan oleh Sekretariat Desa sebagai unit administratif yang mendukung Kepala Desa dalam menjalankan fungsi pemerintahan. Keberadaan stempel Sekretariat Desa memastikan tertib administrasi, memperkuat legitimasi dokumen, dan memudahkan verifikasi oleh masyarakat maupun instansi lain.

B. Definisi

1. Stempel Sekretariat Desa: alat pengesahan resmi yang digunakan oleh Sekretariat Desa untuk menandai dokumen administratif, surat keluar, laporan, dan korespondensi yang bersifat operasional.

2. Sekretariat Desa: perangkat desa yang bertugas membantu Kepala Desa dalam bidang administrasi, tata usaha, dan pelayanan publik.

3. Dokumen yang distempel: meliputi surat undangan, laporan kegiatan, disposisi, surat edaran, dan dokumen administratif lain yang dikeluarkan oleh Sekretariat Desa.

C. Dasar Hukum

1. Undang Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa: memberikan kewenangan kepada desa untuk mengatur dan mengurus kepentingan masyarakatnya, termasuk dalam hal administrasi resmi.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri tentang Tata Naskah Dinas: mengatur prinsip umum tata naskah dinas di pemerintahan daerah yang dapat diadaptasi oleh desa.
3. Peraturan Bupati/Walikota tentang Tata Naskah Dinas Desa: biasanya menetapkan pedoman teknis penggunaan kop surat dan stempel di desa, termasuk klasifikasi stempel berdasarkan lembaga.
4. Peraturan Desa: dapat menetapkan detail teknis penggunaan stempel Sekretariat Desa agar memiliki dasar hukum lokal yang jelas.

D. Tujuan

1. Memberikan legitimasi administratif pada dokumen yang dikeluarkan oleh Sekretariat Desa.
2. Menegaskan identitas kelembagaan sehingga dokumen Sekretariat Desa tidak rancu dengan dokumen Kepala Desa atau BPD.
3. Mencegah pemalsuan dokumen dengan adanya ciri khas stempel resmi Sekretariat Desa.
4. Mewujudkan tertib administrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan desa.

E. Fungsi

1. Fungsi legalitas: stempel memberi kekuatan hukum pada dokumen resmi Sekretariat Desa.
2. Fungsi identifikasi: membedakan dokumen Sekretariat Desa dari dokumen lembaga lain di desa.
3. Fungsi proteksi administratif: mencegah pemalsuan dokumen dengan adanya ciri khas stempel.
4. Fungsi komunikasi resmi: memperjelas kepada pihak luar bahwa dokumen berasal dari Sekretariat Desa.
5. Fungsi arsip: memudahkan pencatatan dan pengarsipan dokumen berdasarkan unit penerbit.

F. Penerapannya

1. Desain Stempel Sekretariat Desa

a. Memuat lambang desa, nama desa, dan tulisan “Sekretariat Desa [Nama Desa]”.
b. Bentuk dan ukuran diseragamkan sesuai pedoman tata naskah dinas agar konsisten.

2. Pengesahan Stempel

a. Stempel disahkan melalui Peraturan Kepala Desa atau peraturan desa agar memiliki dasar hukum.
b. Stempel dijaga oleh Sekretaris Desa atau pejabat yang diberi wewenang.

3. Penggunaan Stempel

a. Digunakan untuk mengesahkan surat undangan, laporan kegiatan, disposisi, dan dokumen administratif lainnya.
b. Hanya pejabat Sekretariat Desa yang berwenang yang boleh menggunakan stempel.

4. Pengendalian dan Pengawasan

a. Penggunaan stempel dicatat dalam buku agenda atau sistem registrasi untuk mencegah penyalahgunaan.
b. Sosialisasi kepada perangkat desa dan masyarakat tentang fungsi stempel agar tidak terjadi kebingungan.

5. Integrasi dengan Kop Surat

a. Dokumen berkop surat Sekretariat Desa harus distempel dengan stempel Sekretariat Desa.
b. Kombinasi kop surat dan stempel memperkuat legitimasi dokumen.

G. Penutup

Stempel Sekretariat Desa adalah instrumen administratif yang sangat penting dalam tata kelola pemerintahan desa. Ia berfungsi sebagai tanda pengesahan, identitas, dan legitimasi dokumen resmi yang dikeluarkan oleh Sekretariat Desa. Dengan adanya stempel, dokumen desa memiliki kekuatan hukum, dapat diverifikasi, dan diakui oleh masyarakat maupun instansi lain. Penerapan yang baik melalui desain, pengesahan, penggunaan, dan pengendalian stempel akan memperkuat tertib administrasi, transparansi, dan akuntabilitas pemerintahan desa.

Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…

*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN