TANPA STEMPEL SEKRETARIAT, KEPUTUSAN KEPALA DESA CACAT HUKUM

Oleh: NUR ROZUQI*

A. Pendahuluan

Keputusan Kepala Desa adalah instrumen hukum dan administrasi yang mengatur berbagai aspek pemerintahan desa, mulai dari pengangkatan perangkat hingga alokasi anggaran operasional. Agar keputusan tersebut memiliki kekuatan hukum, dapat diberlakukan, dan mudah diaudit, selain penetapan oleh Kepala Desa, naskah keputusan perlu melalui tahapan administrasi tata naskah yang lengkap termasuk penyalinan/pemotongan (copy/ekstraksi) oleh Sekretaris Desa disertai tanda tangan dan stempel Sekretariat Desa. Tanpa pengesahan administratif ini, keputusan berisiko mengalami cacat formil yang berimplikasi pada keabsahan, efektivitas pelaksanaan, dan kemungkinan tuntutan hukum.

B. Dasar Hukum

1. Ketentuan umum tentang tata naskah dinas dan prosedur administrasi di lingkungan pemerintahan daerah menjadi rujukan bagi pengaturan tata naskah di desa; pedoman teknis ini tercantum dalam peraturan kementerian dan peraturan daerah yang mengatur tata naskah dan pengelolaan naskah dinas.
2. Praktik administratif di desa yang terkait penetapan, pengundangan, dan pendokumentasian peraturan serta keputusan menegaskan peran Sekretariat Desa sebagai penjaga tata naskah yang bertanggung jawab melakukan pencatatan dan pengundangan naskah (cap, tanda tangan, stempel) agar produk hukum desa dapat diberlakukan dan diakses publik.
3. Kasus kasus dan tulisan praktik tata naskah di tingkat desa menjelaskan konsekuensi penggunaan stempel dan lambang yang tidak sesuai aturan serta menekankan pentingnya kepatuhan prosedural dalam pengesahan naskah.

C. Penjelasan mendalamnya

1. Peran Sekretaris Desa dan Stempel Sekretariat Desa

Setelah Kepala Desa menandatangani sebuah keputusan, Sekretaris Desa berkewajiban melakukan penyalinan/pemotongan naskah, memberi nomor registrasi, mencatat dalam buku agenda atau register elektronik, dan menyelesaikan pengundangan administratif dengan membubuhkan tanda tangan dan stempel resmi Sekretariat Desa. Tindakan ini menjamin bahwa keputusan telah dicatat, diberitahukan, dan dapat dirujuk secara administratif oleh publik dan lembaga pengawas.

2. Cacat formil akibat ketiadaan pengesahan administrasi

Ketiadaan tanda tangan dan stempel Sekretariat Desa merupakan kekurangan formil dalam tata naskah. Kekurangan semacam ini dapat menyebabkan Peraturan Kepala Desa kehilangan kekuatan hukum formal karena tidak melalui tata cara pengundangan dan pencatatan yang diwajibkan oleh pedoman tata naskah, sehingga keputusan tersebut dapat dinilai tidak sah atau cacat hukum dalam tinjauan administratif maupun yuridis.

3. Dampak hukum dan upaya gugat oleh masyarakat

a. Jika keputusan yang cacat tetap dilaksanakan dan menimbulkan kerugian atau beban anggaran, warga atau pihak berkepentingan dapat menempuh upaya hukum administratif (gugatan ke Pengadilan Tata Usaha Negara/PTUN) untuk membatalkan pelaksanaan keputusan yang berdasarkan naskah cacat formil; klaim dapat didasarkan pada tidak terpenuhinya prosedur pengundangan dan pencatatan naskah yang merupakan syarat berlakunya keputusan.
b. Selain upaya administratif, apabila pelaksanaan keputusan yang cacat melibatkan pengeluaran anggaran desa yang tidak sah atau terdapat indikasi penyalahgunaan kewenangan dalam pengelolaan anggaran, ada kemungkinan ditindaklanjuti dalam ranah pidana dengan dugaan penyalahgunaan anggaran, bergantung pada fakta, unsur kesalahan, dan bukti yang ditemukan oleh aparat penegak hukum. Oleh karena itu, tata naskah yang benar juga merupakan langkah pencegahan terhadap potensi pertanggungjawaban pidana.

4. Praktik pencegahan dan standar operasional

Untuk memastikan keabsahan keputusan, desa harus memiliki SOP penetapan keputusan yang mencakup: penyusunan naskah, tanda tangan kepala desa, penyalinan/ekstraksi oleh Sekretaris Desa, pencatatan nomor registrasi, pengundangan dengan stempel Sekretariat Desa, dan publikasi atau pengumuman sesuai mekanisme yang diatur. Dokumentasi lengkap mempermudah verifikasi internal maupun eksternal dan mengurangi risiko pembatalan atau gugatan hukum.

5. Keterkaitan tata naskah dengan tata kelola yang baik

Kepatuhan terhadap tata naskah merupakan bagian dari prinsip pemerintahan yang baik: transparansi, akuntabilitas, dan legalitas. Sekretariat Desa sebagai penjamin tata naskah memegang peran krusial agar keputusan bukan hanya formal ditandatangani, tetapi juga administratif diundangkan sehingga efektif dan terlindungi dari gugatan hukum berbasis cacat formil.

D. Penutup

Peraturan Kepala Desa yang sah tidak hanya bergantung pada penandatanganan oleh Kepala Desa, tetapi juga memerlukan pengesahan administratif yang dilakukan oleh Sekretaris Desa melalui penyalinan/penomoran naskah, tanda tangan, dan stempel Sekretariat Desa. Tanpa pengundangan administratif ini, keputusan rawan dinyatakan cacat formil, tidak sah, dan tidak dapat diberlakukan—membuka peluang bagi masyarakat untuk menguji tindakan tersebut di PTUN dan, bila ada implikasi anggaran yang tidak sah, memicu tindak pidana terkait penyalahgunaan anggaran. Oleh karena itu, penguatan peran Sekretariat Desa, penerapan SOP tata naskah, dan kepatuhan pada pedoman teknis tata naskah daerah adalah langkah preventif yang wajib dijalankan untuk menjaga legalitas dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan desa.

Terima kasih, semoga barokah, Aamiin…

*Penulis adalah
Direktur Pusbimtek Palira
Ketua Umum DPP LKDN